Четко налаженный документооборот компании – залог успешной
работы предприятия. Конечно, образцы договоров, приказов и заявлений есть в
каждой фирме. Но вот почему-то служебными, докладными и объяснительными
записками предприниматели часто пренебрегают. Но это неправильно. Это тоже
важные бумаги, которые могут понадобиться в самый неожиданный момент. Докладные
и служебные записки – это, как правило, внутренние документы организации. Во
многих фирмах вообще не делают различий между этими бумагами. Например,
используют только служебные записки. Но это неправильно. Ведь разница между
этими бланками все-таки есть. Служебная записка – записка о выполнении
какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому. Докладная
записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с
выводами и предложениями составителя. Текст служебной записки, как правило,
состоит из двух частей. В первой пишутся причины ее составления, во второй -
предложения и просьбы. Длина служебных записок может быть разной. Одни –
краткие, не превышают нескольких предложений. Другие могут занимать несколько
страниц. Докладная записка оформляется практически так же, как и служебная. Вы
только меняете некоторые реквизиты. А вот объем текста документа здесь, как
правило, больше. Он может состоять из нескольких разделов. Объяснительная
записка составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям. Ее
назначение - прояснить ситуацию по указанным вопросам с точки зрения виновника
событий. Чтобы сотрудники зря не тратили время на поиск нужных бланков в
Интернете, лучше заранее подготовить образцы служебной, докладной и
объяснительной записок.